DTZ Schreiben: Universal Letter Template — Skeleton, Blocks, Examples

How many words to write

Minimum — 40 words (DTZ requirement). 50–80 words are recommended for a confident score, up to 100–120 — if you aim for the maximum.

Length is not the main criterion! The main thing is to cover all points of the task (usually 3–4) and avoid gross errors. 60 words with covered points are better than 100 words missing one of the points.

Universal Letter Skeleton

This skeleton is the same for inquiries, refusals, and complaints — only the middle part changes. Date + salutation + signature give you ~10 words for free: with a minimum of 40 words, this is already 25% of the work.

1. Date and Salutation

   City and date on the top right, then a formal salutation.

   Teningen, 15.06.2026 · Sehr geehrte Damen und Herren,

2. Einleitung: why I am writing (1 sentence)

   One phrase about the reason for the letter.

   Ich schreibe Ihnen, weil …

3. Hauptteil: the main point (2–4 sentences)

   The essence of the problem or question — here is your specifics according to the task points.

   Könnten Sie mir bitte sagen, …?

4. Schluss: polite ending (1 sentence)

   A polite closing according to the letter type.

   Über eine baldige Antwort würde ich mich freuen.

5. Signature

   Closing formula + name.

   Mit freundlichen Grüßen · Max Mustermann

Four Types of Letters: What Changes in the Middle

For the DTZ, you are given one situation out of two to choose from. The type cannot be guessed in advance, but all 4 types use the same skeleton: Anfrage (information request — language course, apartment), Absage (refusal / apology — illness, rescheduling an appointment), Beschwerde (complaint — broken phone, noise from neighbors), Persönlicher Brief (personal letter to a friend — new job, relocation, vacation; salutation Lieber Max! / Liebe Anna!).

Einleitung: why I am writing — choose one phrase

• Ich schreibe Ihnen, weil ich mich für Ihren Kurs interessiere.

  I am writing to you because I am interested in your course. (inquiry)

• Ich habe Ihre Anzeige gelesen und habe einige Fragen.

  I read your advertisement and have some questions. (inquiry)

• Leider kann ich am Montag nicht kommen.

  Unfortunately, I cannot come on Monday. (refusal)

• Ich muss leider unseren Termin absagen.

  I unfortunately have to cancel our meeting. (refusal)

• Ich schreibe Ihnen, weil ich ein Problem habe.

  I am writing to you because I have a problem. (complaint)

• Vor zwei Wochen habe ich bei Ihnen [X] gekauft.

  Two weeks ago I bought [X] from you. (complaint)

• Wie geht es dir? Mir geht es gut.

  How are you? I'm doing well. (personal)

• Ich hoffe, es geht dir gut. Bei mir ist viel passiert.

  I hope you are doing well. A lot has happened to me. (personal)

Hauptteil: the main point — connecting phrases

The most important part: here you write about the topic of the task. Use these connectors to make the text sound like a real B1 letter.

• Könnten Sie mir bitte sagen, …?

  Could you please tell me, …? (ask)

• Außerdem möchte ich wissen, ob …

  I would also like to know, … (ask)

• Wann beginnt der Kurs / die Veranstaltung?

  When does the course / event start?

• Wie viel kostet das?

  How much does it cost?

• Wo findet das statt?

  Where does it take place?

• …, weil ich krank bin.

  …, because I am sick. (reason)

• …, weil ich arbeiten muss.

  …, because I have to work. (reason)

• …, weil ich einen wichtigen Termin habe.

  …, because I have an important appointment. (reason)

• Könnten wir den Termin auf [X] verschieben?

  Could we reschedule to [X]? (suggest)

• Wäre [Datum] auch möglich?

  Is [date] possible? (suggestion)

• Leider funktioniert es nicht richtig.

  Unfortunately, this is not working properly. (complaint)

• Ich bin damit gar nicht zufrieden.

  I am not at all satisfied with this. (complaint)

• Obwohl ich angerufen habe, hat niemand geholfen.

  Although I called, no one helped. (complaint)

• Ich möchte das Geld zurückbekommen.

  I would like to get my money back. (demand)

• Bitte reparieren Sie [X] so schnell wie möglich.

  Please repair [X] as soon as possible. (demand)

Schluss: closing — choose one phrase

• Über eine baldige Antwort würde ich mich freuen.

  I would be glad to receive a quick reply. (request)

• Vielen Dank im Voraus für Ihre Hilfe.

  Thank you in advance for your help. (request)

• Es tut mir wirklich leid. Vielen Dank für Ihr Verständnis.

  I am very sorry. Thank you for your understanding. (refusal)

• Ich hoffe, das ist für Sie kein Problem.

  I hope this is not a problem for you. (refusal)

• Ich erwarte eine schnelle Lösung des Problems.

  I look forward to a quick solution to the problem. (complaint)

• Ich hoffe auf eine baldige Antwort.

  I hope for a quick reply. (complaint)

• Schreib mir bald zurück!

  Write to me soon! (personal)

• Bis bald! Ich freue mich auf deine Antwort.

  See you soon! I'm waiting for your reply. (personal)

Example: inquiry about a language course (Anfrage)